Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng

Khai bảo hiểm xã hội qua mạng hoặc qua các phần mềm bảo hiểm xã hội được triển khai và áp dụng từ năm 2015. Tuy còn tồn đọng một số ít những nhược điểm nhưng việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều tiện ích hơn cách kê khai bảo hiểm xã hội truyền thống. Đối với hình thức đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định và tham khảo quy trình đăng ký để công việc diễn ra thuận lợi hơn. Bài viết dưới đây kế toán Thành Khang sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng.

1. Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng là gì?

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng là thủ tục hành chính được thực hiện bởi doanh nghiệp khi có nhu cầu đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động trong công ty, một trong các hình thức mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu là:

• Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại trụ sở của cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Nộp hồ sơ bản giấy qua đường bưu điện đến địa chỉ của cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Nộp hồ sơ qua mạng thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.

Trong các cách nộp hồ sơ nêu trên thì cách nộp hồ sơ qua mạng là phổ biến bởi chúng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

• Doanh nghiệp có thể kê khai, đăng ký một cách nhanh chóng, thực hiện trong bất kỳ thời gian nào, không có sự lệ thuộc vào thời gian.
• Doanh nghiệp có thể kiểm tra được lỗi sai, sự thiếu sót trong hồ sơ kê khai và có thể sửa chữa trong ngày khi có phản hồi từ phía cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Doanh nghiệp không cần phải đi lại nhiều, việc nộp hồ sơ, theo dõi hồ sơ, sửa đổi hồ sơ đều có thể làm tại văn phòng.
• Doanh nghiệp không sợ thất lạc hồ sơ dẫn đến việc kê khai chậm và bị xử phạt.

Như vậy có thể hiểu đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng là việc doanh nghiệp thực hiện kê khai các thông tin trên hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử hoặc phần mềm. Việc đăng ký bảo hiểm xã hội qua mạng giúp doanh nghiệp cũng như cơ quan bảo hiểm xã hội dễ dàng quản lý và xử lý hồ sơ đăng ký tham gia của doanh nghiệp. 

2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu quan mạng gồm những gì?

Các doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh để đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng, bao gồm các giấy tờ sau:

Thứ nhất: Đối với người lao động

• Người lao động cần chuẩn bị và kê khai đầy đủ thông tin trong tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN (TK1 – TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ – BHXH).
• Đối với người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì cần nộp thêm giấy tờ để chứng minh quyền lợi cao hơn.

Thứ hai: Đối với người sử dụng lao động/doanh nghiệp

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (TK3 – TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ – BHXH).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (D02 – TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ – BHXH).
• Bảng kê khai hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn của người lao động (Mục II Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ – BHXH).

Khi đăng ký bảo hiểm xã hội qua mạng thì các giấy tờ nêu trên phải được chuẩn bị là bản mềm để đính kèm và kê khai trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.

Lưu ý : Đối với một số cơ quan bảo hiểm xã hội có yêu cầu việc nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu vừa phải kê khai trên hệ thống phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử liên kết vừa phải nộp hồ sơ bản giấy để lưu trữ tại trụ sở của cơ quan. Nên để đảm bảo thực hiện thủ tục không sai sót, doanh nghiệp cần tham khảo trước từ phía bảo hiểm xã hội để tránh tình trạng hồ sơ đăng ký không được chấp nhận.

3. Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng

Để kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng, doanh nghiệp cần truy cập theo địa chỉ website http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/. Sau đó click vào mục “Đăng ký”.

Màn hình máy tính sẽ hiện thị 2 ô “đăng ký”. Nếu doanh nghiệp đã có chữ ký số thì click vào “đăng ký” đầu tiên, còn doanh nghiệp nào chưa có chữ ký số thì click vào “đăng ký” thứ hai.

Tiếp theo đó, doanh nghiệp sẽ kê khai thông tin đơn vị đăng ký theo các tiêu chí:

+ Mã số thuế/Mã ngân sách: Nếu doanh nghiệp chưa có mã số thuế thì điền mã ngân sách nhà nước.
+ Tên đơn vị: Điền đầy đủ tên của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp do cơ quan có thẩm quyền cấp.
+ Mã đơn vị: là mã được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp cho đơn vị.
+ Địa chỉ: Điền đầy đủ địa chỉ đơn vị theo đúng các cấp hành chính.
+ Email: Điền thông tin email liên hệ để nhận các thông báo từ phía cơ quan bảo hiểm xã hội.
+ Tỉnh (Thành phố): Chọn tỉnh (thành phố) đơn vị trực thuộc.
+ Cơ quan BHXH quản lý: Chọn cơ quan bảo hiểm xã hội trực tiếp quản lý đơn vị (có thể là bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc cấp tỉnh).
+ Thông tin của người liên hệ: Họ tên, số điện thoại liên hệ.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải điền đầy đủ thông tin có có dấu *

Sau khi kê khai thông tin đầy đủ, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại và click vào nút “đăng ký”. Hệ thống sẽ gửi thông tin xác nhận đăng ký tài khoản vào địa chỉ email mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
Doanh nghiệp click vào đường link trong email và thực hiện xác thực tài khoản. Nếu thông tin xác thực thành công, trong email của doanh nghiệp sẽ có thông tin đăng nhập vào hệ thống.
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản được cấp đó để đăng nhập vào cổng thông tin bảo hiểm xã hội điện tử để thực hiện gửi hồ sơ đăng ký lần đầu.

Trên đây kế toán Thành Khang đã hướng dẫn các doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng cũng như chuẩn bị hồ sơ để đăng ký. Nếu quý doanh nghiệp còn thắc mắc về các dịch vụ bảo hiểm xã hội, kế toán - thuế, lao động, tiền lương... Hãy gọi ngay đến hotline của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.