Làm thế nào để sử dụng hoá đơn điện tử đúng quy định pháp luật

TRIỂN KHAI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÚNG QUI ĐỊNH PHÁP LUẬT

I. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI CÀI ĐẶT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO CÔNG TY

Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến việc triển khai đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mình sao cho đúng qui định.

Hãy cùng tìm hiểu rõ các bước để sử dụng hóa đơn điện tử qua 05 bước sau: 

Bước 1: Tìm nhà mạng cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp và phù hợp với nhu cầu của công ty

• Giá cả, chiết khấu, hỗ trợ, thương hiệu,... 
• Các chức năng chính như : tích hợp hệ thống Phần mềm kế toán, Biểu mẫu báo cáo, import - export Excel.
• Sau khi đã thống nhất được nhà cung cấp thì thiết kết mẫu hóa đơn điện tử: Ngoài những thông tin bắt buộc công ty cung cấp như : Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ  công ty cần cung cấp thêm logo, số điện thoại, email, số tài khoản,... để hợp với bộ nhận dạng thương hiệu công ty. 

Bước 2: Triển khai hồ sơ đăng kí hóa đơn điện tử: sẽ khác nhau tùy từng địa phương và loại hình công ty riêng biệt nhưng thường bao gồm

• Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn hóa đơn điện tử, mẫu 3.14 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính)- ( file dạng bản chụp đã được kí tên và đóng dấu sau đó chèn vào word)
• Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC ( file dạng xml)
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Hợp đồng hóa đơn, hợp đồng Phần mềm kế toán( file dạng bản chụp đã được kí tên và đóng dấu sau đó chèn vào word)
• File  hóa đơn mẫu đã thiết kế( file hình chèn vào word)

Lưu ý : Một số địa phương sẽ kiểm tra địa điểm kinh doanh nên chuẩn bị thêm hợp đồng thuê văn phòng, đăng kí internet, gắn biển hiệu tại trụ sở... 

Bước 3: Gửi hồ sơ phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế 

Làm phát hành lên cơ quan thuế bằng cách upload tờ khai TB01/AC và các file còn lại dưới dạng phụ lục upload lên theo cổng thuedientu.gdt.gov.vn hoặc T-Van của doanh nghiệp ( dùng chữ ký số công ty)
Lưu ý: sẽ có một số địa phương yêu cầu gửi bản giấy lên trước 

4. Kiểm tra tình trạng xét duyệt:

Đăng nhập trang: website tra cứu thông tin hoá đơn

• Nếu được duyệt sẽ thấy thông tin phát hành hóa đơn của công ty bao gồm Ngày phát hành, ngày sử dụng, số lượng, ký hiệu mẫu và nhà mạng sử dụng 
• Nếu chưa thấy thông tin trên phải liên hệ ngay cơ quan thuế để hỏi lý do và tiến hành chỉnh sữa

5. Sử dụng:  (Chỉ được sử dụng khi đã kiểm tra được xét duyệt ở bước 4)

• Đơn vị cung cấp tiến hành cấp user và mật khẩu sử dụng dưới sự hướng dẫn của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Công ty tìm hiểu Các lưu ý về việc sử lưu trữ hóa đơn điện tử đúng qui định 

II. LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÚNG QUI ĐỊNH PHÁP LUẬT

“Theo ông Nguyễn Nam Bình, cục phó Cục Thuế TP.HCM, hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. Bên mua vào đường link tra cứu thấy hiện ra file PDF tưởng là hóa đơn thật nhưng thực ra không phải . File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn... thì mới được coi là hóa đơn điện tử”.  Hóa đơn là phần chứng từ quan trọng nhất của doanh nghiệp, là tài sản của doanh nghiệp. Quý khách hàng có trách nhiệm lưu trữ cẩn thận đầy đủ:
TKC xin tư vấn một số giải pháp nhận biết và lưu trữ hóa đơn điện tử:

1. Kiểm tra nhà cung cấp và thông tin pháp lý hóa đơn của những hóa đơn đầu vào

Mọi thông tin của nhà cung cấp đều thể hiện: 

• Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn
• Tra cứu tình trạng pháp lý 01 hóa đơn
• Tra cứu tình trạng pháp lý nhiều hóa đơn

2. Kiểm tra và nhận hóa đơn điện tử khi nhận

Khi nhận được  mail hóa đơn phải dowload file đuôi XML về lưu( đó mới là hóa đơn điện tử mang tính pháp lý) sau đó có thể chuyển qua file pdf để in ấn sử dụng. Phải kí nhận bằng cách kí điện tử bên mua trên hóa đơn điện tử

3. Làm sao để xác định xml đó là đúng

File XML phải có chữ ký số và dữ liệu trên file XML phải được mã hóa cùng với seri của token để thành chữ ký số trên XML. Nếu thiếu sẽ bị loại chi phí và phạt tính lãi suất.

4. Lưu trữ 

• Tạo folder lưu file gốc XML và file PDF trên máy vi tính
• Tạo email chỉ dùng để lưu hóa đơn điện tử
• Lưu trữ trên hệ thống mạng ……
• Liên hệ bên thứ 3 

Mọi ý kiến thắc mắc hay cần tư vấn hỗ trợ thêm về các vấn đề liên quan pháp lý doanh nghiệp, thuế, kế toán, kiểm toán, bảo hiểm xã hội, vay vốn ngân hàng. Bạn vui lòng liên hệ: